Venimos hablando de “transformación digital” desde hace bastante tiempo. Están los que ya se han subido a esa ola, los que lo siguen intentando, y la otra gran parte que nunca pensó que era algo de lo que tenía que preocuparse, sobre todo si su puesto de trabajo o empresa no tenía nada que ver con el mundo tecnológico. Pero lo cierto es que no se trataba de un empeño por ser “más futuristas” como vemos en las películas, sino de un cambio cultural necesario en todos los sentidos con el objetivo de estar preparados ante los nuevos retos que estaban por venir. Y sino, que se lo digan a los cientos de miles de personas que no pudieron continuar su actividad durante la pandemia por Covid-19 -o al menos al principio- por no estar surfeando esa ola de la que hablábamos al principio.
Durante el confinamiento, hemos cambiado las terrazas o las reuniones por pantallas de escritorio, hemos dejado que lo virtual se convirtiera en una experiencia necesaria para sobrevivir a esta situación. Y en cuanto a la comunicación, pata esencial de la actividad empresarial, ha pasado lo mismo. Si en este ámbito la importancia reside en reforzar la imagen de las organizaciones ante los medios de comunicación, y una de las herramientas clave en este punto son las ruedas de prensa, ¿por qué no hacerlas virtuales también? Ha llegado el momento de probar, de hacer las cosas diferentes. Veamos cómo:
7 ‘Learnings’ de un nuevo formato
- Antes que nada, llevar a cabo un guion exacto del encuentro, de las intervenciones y movimientos de los portavoces, al igual que un ensayo previo a la cita. La sesión debe ser cálida y cercana, pero al mismo tiempo organizada y seria. Es importante trabajar en que lo virtual no se convierta en algo frívolo.
- A la hora de mandar la convocatoria de prensa, pide a los periodistas que confirmen su asistencia antes de mandar el enlace de la reunión. De esta manera, se evitará que “cualquiera” pueda unirse al encuentro y que, de alguna manera, se controle con cuánta gente se va a contar.
- Normalmente, en los eventos presenciales los periodistas suelen llegar justitos -o más bien tarde-. Sin embargo, al tratarse de algo digital, hay que contar con que los invitados puedan conectarse antes de tiempo. Por ello, los organizadores deben estar en la llamada con antelación.
- Durante la espera, antes de empezar la sesión, pon música. Crea un ambiente virtual más distendido y cómodo. Además, también es recomendable tener preparada una diapositiva para compartir en la pantalla mientras tanto. Así, los asistentes que se vayan conectando podrán saber “dónde están” y no sentirse perdidos.
- Para que no sea un caos, una opción es que los invitados desactiven las cámaras y los micrófonos hasta que llegue el turno de preguntas, donde podrán intervenir como en una conversación presencial. Así, el portavoz y su discurso podrán ser los protagonistas.
- Asimismo, tener un chat interno entre los organizadores del encuentro es bastante útil, para ir comentando y estar atentos a cualquier cosa que pueda ocurrir.
- También es buena idea comunicar a los periodistas que tienen a disposición el chat de la llamada para que vayan redactando sus preguntas ahí. De esta manera se consigue un orden, dándoles paso de uno en uno para hacérselas ellos mismos al portavoz en el momento preciso. De la misma manera, se puede usar ese canal para compartir información adicional con los periodistas: nota de prensa, la presentación utilizada, imágenes…
Las ruedas de prensa virtuales, entre otras muchas herramientas, forman parte de la evolución que marca el mundo de la comunicación hoy en día. No hay que ver esto como una solución momentánea, sino como una oportunidad para que todos los que trabajamos en este ámbito aspiremos a reconocer los nuevos tiempos que vienen. Como dice el dicho, “quien no arriesga, no gana”. Y a ti, ¿te apetece surfear?
